Hallo ihr Lieben,
diesmal schreibe nicht ich, Anne von Anbelyn, sondern Susanne – und die möchte ich euch erstmal vorstellen! .
Susanne Ennis ist Virtuelle Assistentin (VA) und Co-Organisatorin von „Hooping at the Sea“. In der Hula-Hoop-Szene ist sie eine echte Expertin und bringt jede Menge Erfahrung in der Organisation von Events mit. Neben ihrer Eventarbeit bietet sie auch tolle Hula-Hoop-Artikel an, die ihr übrigens ebenfalls in meinem Shop entdecken könnt.
Mit Susanne an deiner Seite läuft dein Backoffice wie von selbst. Sie unterstützt dich bei Aufgaben wie Recherche, Veranstaltungsmanagement, Kundenbetreuung, vorbereitender Buchhaltung und sorgt mit effizientem Zeitmanagement dafür, dass du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst.
Doch damit nicht genug: Susanne übernimmt auf Wunsch auch das komplette Podcastmanagement – von der Planung bis zur Veröffentlichung – und kümmert sich um eure Community auf Social Media, wenn euch mal die Zeit davonläuft.
Nun aber viel Spaß beim Lesen des Beitrags – Susanne hat viele wertvolle Tipps für euch!
Die Feinplanung der Hula Hoop Convention – aus den Ideen wird Realität!
Worum geht es in diesem Blog?
Die Grundstruktur deiner Hula-Hoop-Convention steht – jetzt geht es an die Feinplanung! In diesem Blogartikel dreht sich alles um die Details, die dein Event von einer guten Idee zu einem unvergesslichen Erlebnis machen. Von einem stimmigen Zeitplan über eine einladende Atmosphäre bis hin zu wichtigen organisatorischen Kleinigkeiten – hier erfährst du, wie du deine Convention optimal vorbereitest. Mit den richtigen Schritten sorgst du dafür, dass sich Teilnehmer wohlfühlen, Workshops reibungslos ablaufen und dein Event in bester Erinnerung bleibt.
Los geht´s!
Die Grundstruktur steht (siehe ersten Blog) – jetzt kommt der Feinschliff! Die Feinplanung für dein Hula-Hoop Event sorgt dafür, dass aus einer guten Idee eine unvergessliche Hula-Hoop-Convention wird. Hier kommen ein paar entscheidende Details, die dein Event auf das nächste Level heben.
1. Der perfekte Zeitplan – Struktur mit genug Freiraum
Je nach Länge deines Events kannst du dir mehr Zeit für die Workshops und Pausen nehmen.
In der Regel sind die Flow- und Hula-Hoop-Events drei Tage lang und voll gepackt mit Workshops.
Ideal sind vier bis fünf Workshops pro Tag à 1 – 1,5 Stunden mit jeweils einer 30-minütigen Pause. Denkt unbedingt an einen Stretching- oder Yoga-Kurs am Ende des Tages, um die Muskeln nach all der Anstrengung zu entspannen.
Die Mittagspause ist mit 1,5–2 Stunden bewusst länger, damit genug Zeit zum Essen,
Quatschen und Entspannen bleibt.
Damit die Workshops reibungslos ablaufen, ist es hilfreich, wenn ein Teammitglied während der Kurse auf die Zeit achtet. Kleine Schilder (gern auch selbstgebastelt), die 20 und 10 Minuten vor Ende des Workshops hochgehalten werden, helfen den Teachern dabei, ihr Programm entspannt abzurunden.
Je nach räumlicher Gegebenheit (eine oder mehrere Workshop-Spaces?) und Hoop-Level der Teilnehmer solltest du auf eine gute Ausgewogenheit zwischen Anfänger- und
Fortgeschrittenenkursen achten. Wenn möglich, biete Workshops auch doppelt an – so haben alle eine faire Chance, ihren Wunschkurs zu besuchen.
Spiele zur Auflockerung & Kennenlernen
Gerade zu Beginn kann es helfen, kleine Spiele einzuplanen, damit das Eis bricht. Ob lustige Kennenlern-Spiele oder einfache Bewegungsübungen in Gruppen – so entsteht direkt eine offene und freundliche Stimmung.
Alternative Workshops für Entspannung und Erholung
Auch sinnvoll: Neben klassischen Flow-Workshops kannst du zur Entspannung Bastel- oder Meditationsworkshops einplanen – das sorgt für Ausgleich und zusätzliche Wohlfühlmomente.
Abendprogramm und Galashow
Am Abend könnte es eine Galashow geben, bei der die Trainer und die Teilnehmer ihr Können zeigen – ein echtes Highlight! Eine gemeinsame Disco oder eine Fire Jam sind ebenfalls eine feine Sache.
2. Deko & Atmosphäre – Hula-Hoop-Zauber in der Luft
Die Location soll nicht nur funktional, sondern auch einladend sein! Mit bunten
Lichterketten, Stoffbahnen, Pflanzen und thematischer Hula-Hoop Deko wird eine warme, freundliche Atmosphäre geschaffen. Eine Fotoecke mit tollen Requisiten bringt extra Spaß und Social-Media-taugliche Erinnerungen. Für die Entspannung sorgt eine Kuschelecke aus Matten und gemütlichen Decken und Kissen.
3. Nachhaltigkeit & Wohlfühlfaktor
Denke an praktische Helferlein wie Toilettenpapier, Seife, Müllbeutel, Erste-Hilfe-Kasten, Hygieneartikel, Wasser und Lappen für verschüttete Getränke. Und: Weniger Müll ist mehr!
Die Teilnehmer können ihr eigenes Geschirr und eine Trinkflasche mitbringen, um
Plastikmüll zu vermeiden. Wasserstationen zum Auffüllen sind dabei super hilfreich.
Damit niemand auf kaltem Hallenboden frieren muss, sollte an eine Erinnerung für warme Klamotten, dicke Socken und Kuscheljacken gedacht werden – besonders für die Pausen!
4. Verkaufsstände & Tauschbörse – das Community-Feeling stärken
Kein Hula-Hoop-Event ohne Hula-Hoop-Verkaufsstände! Ob handgemachte Hula-Hoops, nachhaltige Kleidung oder kreativer Schmuck – Verkaufsstände und/oder Tauschbörsen bringen zusätzlichen Charme und bieten tolle Shopping-Möglichkeiten.
Vertragliche Vereinbarung mit den Verkaufsständen
Mit den Anbietern solltest du individuelle Vereinbarungen treffen: Entweder eine
Standgebühr von 50-100 Euro, eine Umsatzbeteiligung von 10% oder ein Produkt für die Tombola als Gegenleistung.
Tombola – Gewinne & Spaß für alle
Eine Tombola bringt nicht nur Spaß, sondern kann auch eine kleine Einnahmequelle sein!
Verkaufe Lose und verlose Produkte von den Verkaufsständen oder sogar ein Ticket für die nächste Hula-Hoop-Convention. So haben die Teilnehmer einen Anreiz, mitzumachen und du kannst die Veranstaltung zusätzlich finanzieren.
Event-T-Shirts verkaufen
Viele Teilnehmer tragen gern Erinnerungs-T-Shirts von Events, bei denen sie dabei waren.
Wie wäre es mit einem T-Shirt mit dem offiziellen Logo der Hula-Hoop-Convention? Ein tolles Andenken und gleichzeitig eine Einnahmequelle!
5. Technik & Moderation – damit alles reibungslos läuft
Musik und Sound machen den Unterschied! Eine gute Musikanlage, Mikrofone für die Lehrer und Moderatoren (aus dem Organisationsteam oder extra gebucht) für die Galashow sowie eventuell eine einfache Bühnenbeleuchtung für die Show sind essenziell. Ein Technik-Profi
vor Ort sorgt dafür, dass alles klappt. Ein DJ sorgt am Abend für die richtigen Vibes zum Tanzen mit dem Hula-Hoop.
To-Do-Liste für deine Feinplanung (keine Garantie auf Vollständigkeit):
Feinabstimmung des Zeitplans
Deko, Kuschelecke & Fotowand organisieren
Verkaufsstände & Tauschbörse einplanen
Einkaufsliste: Toilettenpapier, Hygieneartikel, Snacks, Getränke, Lappen, Müllbeutel
Erinnerungsmail an Teilnehmer für warme Klamotten & eigenes Geschirr
Technik-Check: Soundanlage, Mikrofone, Licht
Moderation & Ablauf der Galashow planen
DJ für die Disco am Abend
Check-in-Liste & Namensschilder vorbereiten
Goodie-Bags oder kleine Abschiedsgeschenke organisieren
Feedback-Bögen für Teilnehmer
Hier kannst du die hübsch gestaltete Checkliste in einer druckbaren Version herunterladen und jedes To-Do abhaken.
Du möchtest eine stressfreie Event-Planung? Ich helfe dir!
Eine Hula-Hoop-Convention zu organisieren macht Spaß, aber es steckt auch viel Arbeit dahinter. Ich bin Susanne Ennis, Virtuelle Assistentin (VA) und Co-Organisatorin von Hooping at the Sea. Ich habe Erfahrung in der Organisation und kenne die Hula-Hoop-Szene schon seit vielen Jahren sehr gut.
Falls du Unterstützung brauchst, melde dich gerne bei mir!
www.susanneennis.com
www.instagram.com/va_susanne_ennis
www.linkedin.com/in/susanneennis
Hula-Hoop Veranstaltungskalender: https://anbelyn.de/veranstaltungen
Ich helfe dir, deine Vision stressfrei in die Realität umzusetzen.
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